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盘古羊绒总经理谈分销系统实施的成功经验


  一、 行业特点决定需求

  我国加入WTO以后,纺织、服装行业属受益行业,我国是山羊绒的主要产地,而内蒙古又是优质山羊绒的主要产区,如何在国内外形势有利的条件下,利用信息化带动工业化,使企业在管理上上一个台阶,扩大市场份额,提高经济效益,争创世界品牌,是企业管理者急需解决的问题。目前,盘古羊绒集团生产设备、工艺在国内以至世界都是一流的,但在管理上还无法与世界接轨,尤其在信息化建设方面。对于本集团公司,最迫切的就是以最短的时间获得市场信息,并组织生产,满足不同消费者的需求。前几年,羊绒深加工业处于起步阶段,好的羊绒制品供不应求,单品利润丰厚,因而区内几年间涌现了数百家羊绒企业,发展到今天,许多企业已经在艰难度日了,去年的羊绒行业面临着整合、谁抓住了市场,谁就会成为胜者。基于这种思想,公司领导在2000年末着手进行信息化建设,改善管理思想、改进管理手段,向国际标准型企业靠拢。

  二、 失败教训决定了选型

  盘古羊绒的第一台电脑是在1998年买的,目的仅仅是打字,1999年购买了第一台笔记本电脑,2000年组建起30台PC容量的局域网,到现在达到100台以上的大型局域网。2000年盘古启动MRP(生产资源计划系统),但由于前期的需求分析没有认真去做,致使系统开发完以后,很多报表和实际不符,工作流程也不合理,系统仅仅使用一个月就被闲置。

  2001年集团又投资100多万元购进硬件设施和软件进行系统集成,由于没有把主要精力放到销售上来,而是启动一套国内软件公司的ERP系统。盘古办公地点比较分散,相互距离又比较远,销售网点就更不必说了。而当时系统采用C/S结构,数据传输使用点对点传输,速度极慢、通讯费用也很高,系统界面复杂。集团内部就有了分歧,系统在使用不到半年的时间又被迫关闭。虽然由于种种原因没有达到预想目标,但企业从中获得了更大的启示:企业进行科学化管理的切入点在哪里,信息化最短最要紧的“木板”是什么。

  三、 伊利信息化建设带给我们的启发

  伊利是中国乳业的龙头企业之一,产品销往国内大部分省市和自治区,总部设在呼和浩特市。全国有近百家分支机构和销售办事处,生产厂有近30家,全国大约有仓库60座,全国所涉及分销代理机构近万家。

  2001年,集团领导在一次会议上,看到由北京综艺达公司开发的伊利集团分销管理系统的在线演示,能够实时查看全国库存和各种销售报表。伊利集团虽然和我们不是同一行业,但在销售管理上很相似,这为盘古的信息化又带来新的希望。

  与大多数成功企业一样,盘古也非常重视销售,掌控销售渠道是盘古重要的目标。控制销售需要信息化,需要对全国的分散点进行控制,准确、及时地掌握异地分支机构的库存数据。在没有信息化的情况下,盘古销售环节还存在2个问题:

  1、销售预测缺乏数字依据。做计划缺乏定量的数据,计划人只能凭感觉“蒙”出一个数字。盘古也曾有意识地积累市场一线的原始数据,在市场、销售环节实行表单作业,但在没有信息系统的情况下,积累数据是非常困难的。

  2、资金占用太多。在调货的时候,集团虽然对各地的市场有一个基本的预测,但市场变化很快,要避免断货,就不得不增加库存,几十个分销点加到一起,数量就非常大,企业对分销商信用额控制很低,加之羊绒成本又很高,这些都严重影响企业的资金周转。

  在没有信息化系统之前,由于受很多人为因素的影响,数据也不可能及时 准确地传递给相应的管理人员。所以,集团决定信息化就从销售这一端做起,沿着销售环节逐渐往上游梳理流程。

  四、网络信息工程中心的支持给我们信心

  思路已经有了,就是首先建立集团的分销管理系统。

  2002年集团在内蒙古科技厅网络信息工程中心的帮助下进行了前期的企业需求分析,并为盘古建立了独立的Internet服务器。在开发商选择的问题上,也给了我们很大的支持,他们和在WEB应用软件开发方面拥有很强实力的北京综艺达软件技术有限公司合作,共同为我们开发了基于互联网的纯B/S结构的分销管理系统。

  此次开发进行了全新的尝试,采用最新的B/S架构,数据集中管理,定制开发,客户只须上网便可登陆到服务器进行操作。而且开发针对性很强,初期定位于分销管理系统,这样使得系统简单明了,很容易操作,而且很快就能看到信息化带来的效果。

  五、实施阻力来自内部

  2002年10月,系统开发完毕,正式进入实施阶段。刚一开始实施就有人反对,而反对最大的就是各销售点,原因是:10月销售已进入旺季,大家根本就没时间去学习一个新系统,再者销售点人员计算机基础很薄弱,对系统根本就没什么兴趣。

  集团根据这个情况,当即决定由集团派人去各销售点单独培训,同时也制定了相应的规章制度。 2003年集团又对使用者进行了2次大规模培训,各分销点都更换为宽带入网, 花费50多万元购置了世界最先进的数据采集器和票据打印机,为系统的成功实施提供硬件保障。

  通过信息化,使各销售点能够甩掉手工报表,代替以前的手工做帐。于是大家从不接受系统发展到给系统提一些合理化的建议,完全参与到系统的使用和建设中来。

  六、企业信息化是一把手工程

  企业信息化建设是个全方位的工程,企业信息化建设,涉及企业的核心管理思想,而且也会涉及到每一个人,同时建设周期长,投资大。

  由于企业信息化建设的特殊性,所以只能由企业的一把手领导信息化建设,如果没有一把手的领导和支持是绝没有成功的希望。

  盘古充分认识到一把手在企业信息化建设中的重要作用,盘古的信息化建设始终由一把手亲自领导,亲自参与,才使得盘古的信息化在短短的几年内有取得有目共睹的成绩

  七、坚持就是胜利

  “坚持就是胜利”在企业信息化建设中显得尤为重要。从大家的抵触、被迫、半信半疑、认可,这是一个漫长的过程。分销系统只是整个信息化建设的一部分,为了分销系统成功实施我们就用了3年时间。由于产品编码不规范2003年,集团当即投资数30多万元购进世界最先进的条码打印设备,并更换了所有全国库存产品吊牌,由于工作量大,各分公司满腹意见,在集团有利的领导和积极协调下终于经过6个月的时间,把所有吊牌更换完毕。在信息化建设的道路上也曾失败过,但我们从没有动摇过“信息化带动工业化”的信念。

  很多分销点由于坚持使用分销管理系统,在脱离手工报表的同时,对自己的销售、库存也了如指掌。更可贵的是对我们的系统也提出好多宝贵的修改意见,为系统的进一步完善做出了很大的贡献。在盘古人集体的努力和坚持下分销系统终于2003年11月宣布实施成功。

  八、收获的季节

  1、对货物数量能精确掌控

  服装行业款式多、颜色多、规格多,决定了由手工统计很费时、费力,也很难做到准确无误。集团通过规范产品条码,条码包括产品的类别、货号、颜色、规格、成分等全面信息。通过系统所使用的数据采集器很快做到了盘点零误差,数据录入零误差。很容易地准确统计出各地区乃至全国的货物数量。

  过去,各种报表由于手工填写,各销售点为了速度只填写产品的货号和数量,至于颜色和规格就不得而知了。现在只要输入产品编码,系统会自动给出任何产品的明细,通过每天业务单据的录入,系统会自动生成各种报表,报表十分详细,提高了报表的准确性和完整性。

  2、工作流程的透明化

  盘古采用分销管理系统后,其运营链上的各单位均可通过互联网登陆到盘古的网络数据平台,根据不同的权限了解相关业务情况,当前急需处理的业务,系统会给出自动提示。

  从资金上,解决了多年来销售网点和财务部门为应收款如何回收而“争斗”的问题。系统很清楚地标明了每个销售销售网点应收款的具体数字,及时把握资金周转问题,加快了资金周转速度。

  盘古通过分销管理系统的数据输入业务部门的销售数据,从这个平台上随时随地地查询各业务部门的产品定单、库存及账款收付情况。集团也同时可以通过即时查询各业务部门的数据来调控和管理,避免了各环节之间可能引起的在产品、客户及账款方面的混乱局面,而中间的各环节也自然简单明了。

  对物流配送能及时准确过去,没实施分销管理系统以前,各销售网点只是一味地向总公司要货,总公司对他们的库存也无法实时监管,要多少就给多少,使得有的网点产品断货,而有的网点却积压很多,最终造成库存不断的增大,产品流动很少。

  盘古通过实施分销管理系统,在物流管理上也效果显著,首先,通过系统分析实时地知道全国库存分布,销售比率。通过分析可以很容易的判断出什么地区急需什么货,什么地区该货又积压很多,然后根据具体情况开始生产或调拨货物。过去货物只是发送到各销售网点的总库,总部就无法监控了,造成很多终端销售网点的物流配送不合理。集团现可以通过系统实时监控到终端销售网点的物流配送情况,并给以各销售网点管理人员指导。

  系统还能够设置最大在途时间,如果超过设置时间,系统开始报警,最大程度避免物品丢失。让每个产品在预定时间到达能发挥最大效益的地方。

  降低销售管理成本网上分销管理系统的成功实施直接降低了销售环节的成本,节省了大量的人力。盘古以前的销售数据经过层层上报,到达总部时,最快也要2~3天,而现在总部——各部门——分、子公司——代理点实现 7 × 24小时的实时数据输入和查询,从几十个小时到可忽略不计的几秒。盘古做过统计:原来在销售管理流程方面的损失一年是几十至上百万万,目前这个损失已降至几万元。

  3、为决策提供科学的依据

  以前各销售网点一个月的周期才给总部上报一次数据,总部在把各销售网点的数据汇总,至少也得一周的时间,而且工作量是惊人的。从原料采购、纺纱、打样、成衣需要近一个月的时间,这样决定了羊绒行业生产周期长、计划性较强的特点,所以羊绒行业基本是冬季开始生产春季产品,夏季开始生产秋、冬的产品,这就要求决策层对未来市场有较准确的判断。只有加快决策速度才有可能缩短生产周期,而正确的决策依赖科学的数据。现在通过分销系统所实现的功能,做到每日数据每日毕,数据由分销管理系统自动处理生成规范的报表和分析曲线,大大减轻数据采集和分析的工作量,为集团的决策层合理安排未来产品的生产、费用管理、公司理财等资金运做提供了更加准确的依据和更高的监控效率。

  盘古通过网络化管理的信息系统将事后控制改为事中控制。通过对业务流程的完善描述,尽可能将企业运行过程中不易掌控的因素变成可以掌控的因素;各销售网点的货物数量,领导层和决策层可以通过分销系统实时查询,准确把握与市场信息的相关分析报告,更好地把握和完善决策方案。

  九、结束语

  未来社会是信息化和网络化的社会,谁能在这场信息革命中领先一步,谁就能在未来的国际竞争中占优势。近年来,我国政府高度重视信息化工作,国民经济信息化和企业信息化有了较快的发展。今天的竞争不再是规模经济的竞争,而是速度经济的竞争,只有实现企业信息化,才能快速响应市场,赢得竞争的主动权。因此,必须加快企业信息化建设的步伐,推动企业全面的管理变革,提高企业整体素质,最终提高企业竞争力,赢得竞争优势。盘古人有信心在信息化建设中再创辉煌。

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