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与老板谈管理之五:自己操作软件困难吗

  老板自己就能操作软件?听起来有点像天方夜潭。过去,企业购买一套管理软件后,大部分情况下,都是安装在电脑单机上或者是局域网中,公司会专门聘请一名或多名操作员,主要是负责各种原始数据(如入库单、销售单、凭证等)的录入,以及根据公司经理的要求,定期打印出一大堆报表,有业务的,也有财务的,分门别类,种类繁多,供公司各级部门上报参考。在这种环境下,操作管理软件成为一种专门的岗位,要求操作员除了懂电脑、会打字、能操作之外,还要了解一些基本的业务和会计知识,才能胜任这个工作。但这种应用模式存在着很多问题。

  首先,业务数据不能及时地反映到系统中来,因为每张单据都是由操作员事后根据手工单据输入电脑,本地的业务好办一些,如果是外地(分公司、连锁店)的业务往往会滞后很多天,管理者不能及时同步地了解到全部的经营状况以及库存、财务(尤其是现金和应收应付)的管理,再加上操作员在输入过程中时有差错发生,和前台业务人员核对数据往往消耗大量的精力,造成管理软件系统的数据准确性很差,很难对企业的经营和决策起到指导作用。

  第二个问题就是信息的不对称问题。应用管理软件的基本目的就是提高管理上的精确度(用数据说话),以达到节省成本、提高生产力的目的。因此,数据应该是相对透明的,对于每一级别和层次的管理者和经营者来说,应该随时随地可以获取这些数据,并且是在严格的权限管理下进行数据分析的。以往的管理软件,由于业务人员和管理人员都不直接操作软件,需要数据的时候只能求助于操作员,由于必须经过操作员,所以操作员掌握了公司太多的商业信息和机密,而老板又不愿意让公司里的每个人都知道这些,以致最终的结果是操作员只向老板打印报表,其他公司里关键的业务和管理人员则远离系统。

  随着互联网软件的发展普及,管理软件的应用模式已经完全改变。互联网彻底打破了时间和空间的限制,使信息的随时随地可得成为现实。据有关报道显示,2000年之后,美国新开发的管理软件都是基于互联网模式的,并由此迅速产生了如PeopleSoft这样知名的管理软件公司。使用互联网软件的好处除了以上特点之外,就是非常容易使用,因为在客户端采用标准的IE浏览器,不需要另外再安装和学习其他额外的任何软件,不管你使用哪一种管理软件,它的操作方式基本都是相同的,就和上网一样,你会上新浪,自然也就会上搜狐了,并不需要专门的学习和培训。

  那么国内的企业现在有可能用上这种软件吗?答案是肯定的。给大家举一个真实的例子。彭老板从1988年就开使做办公设备,主要是经营复印机和传真机,代理的品牌从佳能、施乐、美能达到东芝、夏普,公司也发展的越来越大,从三五个人到现在的200多人,业务遍及整个华东地区,年销售各类办公设备近一万台。随着公司的成长,管理变得越来越重要。彭老板从1996年就开始使用管理软件,最早用单机版,后升级到局域网版本,到了2000年,原有的软件再也不能满足要求了,因为各地连锁店就开了20多家,代理商近100家,数据量太大并且经常出问题,上面所说的问题它都遇到了,信息系统的不通畅已成为公司发展的一大瓶颈。2000年底,彭老板抱着试试看的态度购买了国内第一套基于互联网的网络商务管理软件-e商2000。一开始,彭老板也是请公司的操作员来操作该软件,在软件公司服务人员的引导下,半个小时不到,站在边上的彭老板也跟着学会了。因为彭老板是个网迷,上网已有好几年的历史,平时除了上网看新闻,就是聊天,用惯了IE,虽然他本人只有不到高中的文化(老三届),现在连自己也没想到这个软件使用起来竟然这么简单。这下一发不可收拾,一个月以后,他一口气给总部买下了20多台电脑,所有的部门都至少配备了2-3台,公司绝大部分员工都通过了操作培训和考试,大家都可以自如地使用这个软件了,彭老板将两名专职操作员分流到仓库和销售部。紧接着又进行了分公司和连锁店的培训,每个连锁店都配备一台以上的远程客户端,通过电话拨号上网可以随时和公司网络连接起来。现在,各地分公司和连锁店每天的业务数据都可以实时地汇总到总部来,各级业务管理人员在严格授权的范围内随时随地的了解到自己所需要的业务信息,代理商也可以直接通过网上查询库存和价格并直接下订单订货。彭老板现在出差总要背个笔记本电脑,他还申请了GPRS无线上网,上个月去美国出差,他每天就是通过互联网了解到公司里最新的情况。今年年底前,他计划再上一套基于互联网的CRM系统,彭老板要让他的公司全面进入电子商务管理时代。

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